Sorgfalt und Transparenz ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen.Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten und zu welchem Zweck, hängt vom jeweiligen Vertragsverhältnis ab.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher ist:
Link Market Services (Frankfurt) GmbH
Mergenthaler Allee 15 – 21
65760 Eschborn2. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Dr. Klaus zu Hoene
- Datenschutzbeauftragter-
c/o intersoft consulting services AG
Beim Strohhause 17
20097 Hamburg3. Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?
Wenn Sie eine Anfrage haben, von uns ein Angebot erstellen lassen oder mit uns einen Vertrag abschließen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten u.a. auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung.
Je nach Rechtsgrundlage handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Firma, Vorname, Nachname, Adresse und Kommunikationsdaten
4. Aus welchen Quellen stammen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von unseren Kunden / Dienstleistern erhalten.
5. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
5.1 Aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
Kontaktformular: Personenbezogene Daten werden durch uns erfasst, wenn Sie uns diese von sich aus mitteilen, beispielsweise wenn Sie mit uns in Kontakt treten. Soweit wir über unser Kontaktformular Eingaben abfragen, die nicht für eine Kontaktaufnahme erforderlich sind, haben wir diese als optional gekennzeichnet. Diese Angaben dienen uns zur Konkretisierung Ihrer Anfrage und zur verbesserten Abwicklung Ihres Anliegens. Eine Mitteilung dieser Angaben erfolgt ausdrücklich auf freiwilliger Basis und mit Ihrer Einwilligung. Soweit es sich hierbei um Angaben zu Kommunikationskanälen (beispielsweise E-Mail-Adresse, Telefonnummer) handelt, willigen Sie außerdem ein, dass wir Sie ggf. auch über diesen Kommunikationskanal kontaktieren, um Ihr Anliegen zu beantworten.
5.2 Zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
Innerhalb eines Vertragsverhältnisses werden wir Ihre Daten in Abhängigkeit des vereinbarten Services verarbeiten. Diese können folgende Dienstleistungen enthalten:
- Zur Erfüllung des Vertrages ermöglichen wir mit Ihren Zugangsdaten den Zugriff auf das Aktienregister ihrer Aktiengesellschaft und nutzen Ihre Kontaktdaten für die Kontaktaufnahme mit Ihnen.
- Führen eines Aktienregister gem. § 67 Aktiengesetz
- Hauptverhandlungs-Services (aktienrechtliche Einladungs- und Rücklaufbearbeitung)
- Proxy Solicitation Services
5.3 Aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten:
Einsatz von Cookies auf unserer Homepage.
6. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber verschiedenen öffentlichen oder internen Stellen, sowie externe Dienstleistern offengelegt.
Externe Dienstleister:
Wir arbeiten mit ausgewählten externen Dienstleistern zusammen, um unsere vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Im Folgenden sind dies:
- IT-Dienstleister (Housing /Hosting der EDV-Anwendungen )
- Dienstleister für den Druck und Versand der Einladungen für die Hauptversammlungen unserer Kunden
- Dienstleister für den Druck und Versand der von den Aktionären unserer Kunden angeforderten Eintrittskarten für die Hauptversammlun
7. Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?
Wir übermitteln keine Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“).
8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.
Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten bis zu 10 Jahre.
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.
- Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen.
9. Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung meiner Daten?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
9.1 Widerspruchsrecht
Der Verwendung Ihrer Daten für werbliche Zwecke können Sie jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund Ihres berechtigten oder öffentlichen Interesses?
Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.
Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung zur Betreibung von Direktwerbung?
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen, dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Im Falle Ihres Widerspruchs gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.9.2 Widerruf der Einwilligung
Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.
9.3 Auskunftsrecht
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
9.4 Weitere Rechte
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).9.5 Wahrnehmung Ihrer Rechte
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden oder den Kundenservice: datenschutz@linkmarketservices.de/ Tel. +49-6196-8870-500.Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.
10. Datenverarbeitung durch die Homepage
Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um Ihre Daten vor zufälligen oder vorsätzlichen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsverfahren werden regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst. Daneben haben wir zusätzliche, umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen gemäß dem letzten Stand der Technik für den sicheren Zugriff auf unsere Internet-Seiten eingerichtet. Ein Firewall-System verhindert den Zugang von außen. Mehrere Ebenen von Verschlüsselung und Identifizierung schließen unautorisierte Abfragen oder das Abfangen von Kundendaten bei der Übertragung aus.
Auf verschiedenen Seiten verwenden wir Cookies, um den Besuch unserer Webseite attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden. Die meisten der von uns verwendeten Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung wieder von Ihrer Festplatte gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies). Unseren Partnerunternehmen ist es nicht gestattet, über unsere Webseite personenbezogene Daten mittels Cookies zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Bei Nutzung dieser Webseite werden keine IP-Adressen gespeichert. Dies betrifft insbesondere die Speicherung von IP-Adressen auf den nachgelagerten Servern.
Der Einsatz der Cookies ist erforderlich, um unsere Dienste zur Verfügung zu stellen, und stützt sich daher auf berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Andere Cookies oder Tracking-Methoden, etwa zur Reichweitenmessung, setzen wir nicht ein.
11. Änderungen dieser Informationen
Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und Sie rechtzeitig über die Änderungen informieren.
